Аутсорсинг

Как правильно оформить аутсорсинг персонала: пошаговая инструкция

2025-06-20 08:07
Аутсорсинг давно перестал быть временным решением. Всё больше компаний — особенно в логистике, ритейле и производстве — передают функции внешним командам, чтобы быстрее масштабироваться, снизить издержки и не перегружать HR-службу. Это удобно, выгодно и гибко.
Но если процесс оформления построен неправильно, выгода превращается в риск. Компания может столкнуться с кадровыми спорами, штрафами или просто не получить нужный результат. Особенно часто проблемы возникают, когда взаимодействие с агентством оформляется формально, без проработки деталей.
Важно понимать: аутсорсинг — это не просто "найти людей со стороны", а полноценное партнёрство. Чтобы оно было безопасным, юридически корректным и эффективным, необходимо подойти к оформлению осознанно и структурно.

Что нужно учесть до заключения договора аутсорсинга

Определите, какой формат вам нужен

Аутсорсинг и аутстаффинг — два разных подхода. В первом случае кадровый партнёр полностью берёт задачу на себя: подбирает людей, организует процесс, несёт ответственность за результат. Во втором — предоставляет сотрудников в распоряжение клиента, но не отвечает за управление ими.
Если ваша цель — снизить операционную нагрузку, убрать кадровое администрирование и быть уверенными в результате, выбирайте аутсорсинг. Это особенно актуально для логистических процессов, складских операций и работы с пиковыми нагрузками.

Чётко сформулируйте, какие задачи передаются

Аутсорсинг – это полноценная услуга, и как все остальные, она должна быть с конкретикой. Лучше всего на аутсорсинг передаются процессы с чёткой структурой и/или выработкой: упаковка, сортировка, комплектация заказов, разгрузка, приёмка. Важно, чтобы задачи имели зоны и границы ответственности для избежания спорных моментов.

Рассчитайте объём работ и кадровую потребность

Сколько людей потребуется, на какие смены, в какие периоды? Нужны ли подмены? Каковы сезонные пики? Все эти параметры стоит обсудить заранее, чтобы агентство подобрало нужное количество сотрудников с учётом вашей специфики. Если же нагрузка непредсказуемая, об этом точно стоит сообщить, тогда партнер будет готов к увеличению/снижению потребности.

Выберите кадрового партнёра по критериям, а не по цене

Обратите внимание на следующие пункты:
  • Опыт на рынке и наличие похожих проектов
  • Прозрачная схема взаимодействия и понятная структура тарифа
  • Возможность замены сотрудников без дополнительных расходов
  • Готовность взять на себя оформление, контроль, учёт
  • Отзывы других клиентов, наличие репутации

Как правильно оформить договор аутсорсинга персонала

Юридическое оформление — это основа безопасного сотрудничества. Договор должен не просто "быть", а защищать обе стороны и чётко описывать условия.

Пропишите объём и формат услуг

Какие задачи выполняются, в каком объёме, на каких участках и с какими сроками. Чем конкретнее формулировки, тем меньше споров и недопонимания. Не ограничивайтесь общими фразами — зафиксируйте всё, что можно посчитать и проконтролировать.

Обозначьте правила замены

Если сотрудник не вышел, не подошёл по компетенциям или нарушил дисциплину — вы должны иметь право на оперативную замену. Это правило должно быть прописано и не сопровождаться доплатами или бюрократией.

Защититесь от переквалификации в трудовые отношения

Чтобы избежать риска претензий со стороны проверяющих органов, важно, чтобы агентство выполняло функции работодателя: самостоятельно нанимало, оформляло, платило налоги и контролировало персонал. Эти моменты должны быть чётко отражены в договоре.

Что контролировать в процессе работы

Аутсорсинг не означает отказ от контроля. Наоборот — вы управляете результатом, а не процессом, поэтому нужны понятные механизмы мониторинга.

Отчётность и дисциплина

Хороший кадровый партнёр регулярно предоставляет отчёт: по сменам, количеству персонала, отклонениям и заменам. По этим данным можно отслеживать эффективность и оперативно корректировать работу.

Назначьте представителя с вашей стороны

Это должен быть сотрудник, который будет взаимодействовать с агентством, отслеживать качество выполнения задач. Координаторы и менеджеры от аутсорсинга должны знать, к кому обратиться по рабочим вопросам, а также от кого принимать обратную связь.

Согласуйте взаимодействие с бухгалтерией и закупками

Своевременное подписание актов, сверки, учёт налогов и правильное распределение затрат — всё это можно упростить, если заранее обсудить схему работы и документооборот.

Распространённые ошибки

Устные договорённости вместо письменных условий

Даже если вы уверены в агентстве — всё, что касается графика, количества смен, оплаты и замен, должно быть зафиксировано официально.

Отсутствие чётких критериев результата

Если нет KPI, сроков и показателей качества, вы не сможете доказать, что задача выполнена плохо — и понесёте убытки без компенсации.

Пропуск проверки кадрового партнёра

Не поленитесь проверить:
  • Сколько лет агентство на рынке
  • Есть ли судебные споры и налоговые долги
  • Какой у него штат и клиенты
Это защита от риска, что партнёр исчезнет в пиковый сезон или сорвёт работу из-за внутренних проблем.

Как это работает с нами

В S-PRO мы берём на себя всё оформление и контроль, чтобы вы могли спокойно сосредоточиться на бизнесе.
  • Подготавливаем договор, в котором уже учтены все ключевые юридические и операционные аспекты.
  • Погружаемся в специфику: график, формат работы, пиковые сезоны, принципы работы вашей компании.
  • Заменяем персонал без доплат и бюрократии — мы понимаем, как критичны сроки.
  • Обеспечиваем прозрачный тариф, без "скрытых часов", надбавок и путаницы.
  • Предоставляем персонального менеджера и бригадира, которые остаёюся на связи и решают все вопросы.
Вы платите не за «процесс», а за результат: укомплектованную смену, чёткое выполнение задач и стабильность на операционных участках.
📩 Хотите избежать ошибок при оформлении аутсорсинга? Оставьте заявку — и мы предложим решение, которое избавит вас от рутины, рисков и срывов.