Результат проекта: обеспечили склад UPS кладовщиками-универсалами в количестве 35 человек за 14 дней для выполнения складских операций с высокой производительностью и точностью.

Хочу так же!

Введение

Компания UPS, один из мировых лидеров в области логистики и доставки, нуждалась в квалифицированных работниках для работы на своем складе, где осуществляется подготовка и отправка товаров за рубеж. Основной задачей сотрудников на складе было выполнение всех процессов приемки, разгрузки, маркировки, упаковки и погрузки товаров — от продукции брендов электроники, таких как Philips и Casio, до рекламной сувенирной продукции и детских товаров. Для обеспечения работы по такому широкому ассортименту товаров требовались универсалы-кладовщики, которые могли бы оперативно и качественно справляться с задачами. Штат склада содержал в себе только административный персонал, линейного не было вообще, поэтому полноценно склад функционировать не мог. А это значит, что нужно было набрать персонал качественно и оперативно, ведь любая задержка может привести к срыву поставок и убыткам. Компания запросила персонал с релевантным опытом и квалификацией, способный работать в условиях интенсивных поставок и тщательно выполнять требования по обращению с грузами. Ниже мы расскажем, как Solution Pro взяла на себя подбор и организацию работы вахтового персонала, что в итоге привело к созданию эффективной и лояльной команды, которая стабильно перевыполняла планы.

Цели проекта

Основная цель:

Закрытие кадровых потребностей склада UPS: обеспечение кладовщиками-универсалами в количестве 35 человек за 14 дней для выполнения складских операций с высокой производительностью и точностью.

Второстепенные цели:

Обеспечение эффективного взаимодействия с командой UPS, включая руководство склада и специалистов по работе с иностранными клиентами.
Поддержание 100%-й закрываемости вакансий и обеспечение низкой текучести кадров.

Описание проблемы

Проблема

Склад требовал надежного и стабильного вахтового персонала, несмотря на условия работы по графику 5/2 и 8-часовым сменам, что является нетипичным для вахты.

Причины

Вахтовики, как правило, предпочитают более интенсивные графики (6/1 или 7/0) для увеличения дохода, но на складе был установлен 5-дневный рабочий график.

Влияние проблемы

Такой график работы мог привести к сложности в привлечении подходящих работников, было необходимо предложить условия, которые точно будут привлекательны для вахтовиков.

Риски

Потенциальные риски

Текучесть кадров из-за нетипичного графика работы и высоких требований к точности выполнения задач: в конце концов работа требовала аккуратности (на грузах стояли датчики наклона, чтобы отслеживать бережность обращения с товаром) и ответственности (все задачи фиксировались, также как и время их выполнения: отлынивать не получилось бы). Также нагрузка была неравномерная: например, в один месяц нужно было отправить 1000 посылок, а в следующий – уже 2000. Такие колебания также становились вызовом на пути стабильного функционирования склада.

Способы минимизации

Привлечение проверенного персонала, поддержка сотрудников через систему премий и мотивации, обеспечение качественным жильем, дружелюбное и уважительное отношение со стороны кураторов проекта и представителей склада UPS, предоставление временного персонала в периоды повышения нагрузки.

Решение

Используя базы резюме и кадровые агентства, мы предоставили персонал для выполнения складских задач, включая приемку, маркировку, упаковку и подготовку товаров к отгрузке, обеспечив склад необходимым количеством универсальных кладовщиков и упаковщиков. S-PRO отобрала сотрудников с опытом работы в складской логистике и провела дополнительные тренинги по безопасности и специфике работы на объекте UPS. Все сотрудники прошли инструктажи по принципам работы компании-заказчика, системе учета задач, особенностям обращения с грузами (наличие датчиков наклона, накладные компании, пломбировка), что помогло сократить и минимизировать ошибки. В штате склада числилось только управляющее и административное звено, в то время как мы взяли на себя складские процессы и избавили руководство UPS от необходимости набирать персонал и управлять им только своими силами. Это помогло компании концентрироваться на более важных задачах: переговоры с иностранными коллегами и клиентами, стратегическое планирование.

В процессе сотрудничества с нами руководство UPS приняло решение о стратегическом переезде склада из Люберец в поселок Первомайское вблизи Внуково, что позволило значительно улучшить логистику. Новый склад в Первомайском, хотя и не был полностью достроен на момент начала работы, предоставлял идеальные условия для авиадоставки и быстрой отправки международных грузов. Перемещение позволило UPS улучшить процессы отправки продукции за рубеж, сократив время транспортировки и расходы на логистику. Однако встал вопрос об адаптируемости сотрудников на новом месте: нужно было освоиться на новом складе, а также найти подходящее жилье.

Основные этапы реализации

Массовый подбор

Проведение массового подбора персонала с нужными навыками и опытом, гибкая адаптация количества под нужды клиента: в начале сотрудничества было выведено 35 человек, но после это количество было уменьшено до 20 человек постоянных вахтовиков, в то время как остальные исполнители были переведены на другие проекты. При увеличении нагрузки на объект (что было часто в периоды распродаж Черной пятницы) мы могли предоставить дополнительный персонал для упаковки посылок, увеличивая команду до 30-40 человек.

Результат: Сформированная постоянная команда в размере 20 комплектовщиков-универсалов, резервный пул персонала из 20 упаковщиков на период повышенных нагрузок.

Контроль эффективности

Введение системы учета и контроля для обеспечения точного выполнения заказов: исполнители отмечали свои задачи и время, потраченное на них, также отмечались и перерывы. Постоянная поддержка со стороны менеджеров проекта: адаптация и контроль производительности были нашими приоритетными задачами на объекте.

Результат: план выполнялся на 100%, склад никогда не работал в убыток. Полная адаптация вахтовиков, оптимизация затрат на управление персоналом на уровне 30% по сравнению с тем, если бы склад набирал исполнителей своими силами.

Налаживание коммуникации

Налаживание взаимодействия с руководством склада и аутсорсинговыми командами, коммуникация основанная на равноправии, доверии и поддержке. В этом ключе UPS показал себя очень лояльной и справедливой компанией, проявляя доброжелательность и к нашему агентству, и к нашим исполнителям.

Результат: Открытая и эффективная коммуникация между менеджерами проекта и администрацией склада. Представители UPS заключили с нами долгосрочное партнерство на протяжении более 5 лет, ежегодно подводя краткие итоги и продлевая сотрудничество.

Повышение лояльности сотрудников

Повышение лояльности сотрудников через систему мотивации UPS: если у исполнителя выдалось свободное время от задач, он мог предложить помощь другим работникам, как только это подтверждалось, его премировали. Переработанные часы считались по двойной ставке, имелась возможность выходить на другие объекты, компенсируя высокую нагрузку там и получая за это премию. Время от времени представители UPS даже организовывали досуг для наших исполнителей: экскурсии, спортивные игры на свежем воздухе, подарки по случаю государственных праздников. Наш клиент находился с нами в тесном сотрудничестве, понимая, что индивидуальный подход и дружелюбная атмосфера в коллективе напрямую влияет на моральный дух персонала, а значит, и на его эффективность. После переезда в Первомайское для вахтовиков было подобрано новое жилье, а именно просторный коттедж со всеми удобствами. Комфортное расположение исполнителей также повлияло и на их производительность: качественный отдых приводил к качественной работе.

Результат: Нулевая текучесть кадров, возвращаемость на вахту составила 100%. Переезд в новый дом произошел через полгода после начала сотрудничества, и вскоре после этого мы зафиксировали повышение производительности: планы стали перевыполняться в среднем на 50-70%.

Заключение

Сотрудничество с UPS продлилось более 5 лет, оно продемонстрировало нашу способность обеспечивать логистические объекты надежным и квалифицированным персоналом, несмотря на высокие требования к графику и точности работы. По внутреннему опросу, представители UPS были довольны персоналом на 95 баллов из 100. Адаптация на объекте составляла 100%, за эти годы работы текучка была на нулевом уровне, исполнители возвращались на объект каждую вахту. Мы обеспечили высокую стабильность штата, а эффективность работы склада UPS даже стала предметом публикации, где упоминались достижения в 170% выполнения плана благодаря нашей команде. Этот кейс является подтверждением того, что условия на объекте и отношение коллег на рабочем месте напрямую влияют на производительность и адаптацию.

“

Работал на складе UPS 5 лет и могу с уверенностью сказать, что такие условия не часто встретишь. Во-первых, там все было организовано очень грамотно — у каждого работника свои компании, грузы которых ты готовишь к отправке, за исполнителем закрепляли где-то 2 или 3. Кто-то Phillips, например, кто-то Casio. Процессы были отлажены четко, без дела никто не сидел: если у тебя было свободное время, то можно было поехать на другие объекты и там помочь, еще и премию получишь. Что приятно — штат всегда с пониманием относился к людям. За время работы на складе ни разу не было такого, что ты чувствовал себя ниже – к тебе относились как к равному: всегда можно было подойти с вопросом, что-то обсудить. Сама по себе эта атмосфера очень мотивировала. Даже было такое, что в футбол играли, на две команды поделились: аутсорс и штат. На моей памяти текучки вообще не было, люди там работали годами, уходить никто не хотел.

Павел, бригадир склада

Фотография из публикации о перевыполнении плана. На нем изображены наши исполнители и руководство UPS.

Для начала сотрудничества заполните форму

Рассчитаем стоимость проекта и проведем бесплатную консультацию

Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности сайта